社内のワークフローシステム構築を検討する際、手軽に導入できてすぐに使えるツールがあれば嬉しいですよね。Microsoft Forms は、まさにそのようなニーズに応える強力なツールです。今回は、その利点とワークフローシステムにおける活用法について詳しく解説します。
Microsoft Forms とは？
Microsoft Forms は、Microsoft 365 の一部として提供される、アンケート、クイズ、投票、そしてデータ収集のためのフォームを簡単に作成できるウェブベースのツールです。直感的なインターフェースで、誰でも専門知識なしに、視覚的に魅力的なフォームを短時間で作成できます。
ワークフローシステムにおける Microsoft Forms の役割
前回の「社内ワークフローシステム設計概要」Canvas でも触れたように、Microsoft Forms はワークフローシステムにおいて「案件の申請フォーム (UI)」として非常に有効な役割を果たすことができます。
主な役割:
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新規案件の申請受付: ユーザーが新しいワークフロー案件を申請する際の入り口として機能します。
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簡易データ収集: 案件の初期情報（案件名、申請者、概要など）を効率的に収集します。
Microsoft Forms をワークフローに組み込む利点
Microsoft Forms を申請フォームとして活用することには、いくつかの明確な利点があります。
1. 簡単な作成と導入
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直感的なUI: ドラッグ＆ドロップで質問項目を追加できるため、特別なトレーニングなしに誰でも簡単にフォームを作成できます。
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迅速な展開: 複雑な設定なしに、数分でフォームを公開し、すぐに利用を開始できます。これは、スピードが求められる初期導入フェーズで特に大きなメリットとなります。
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コーディング不要: プログラミングの知識が一切不要なため、IT部門の負担を軽減し、現場の担当者が自らフォームを管理することも可能です。
2. Microsoft 365 とのシームレスな連携
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Power Automate との連携: Microsoft Forms が真価を発揮するのは、Power Automate との強力な連携です。フォームの回答が送信されると、その回答をトリガーとして Power Automate フローを自動的に起動できます。これにより、フォームへの入力がそのまま SharePoint リストへのデータ登録、担当者への通知、承認フローの開始など、次のアクションへ繋がります。
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例：「Microsoft Forms の新しい応答が送信されるとき」というトリガーを使用し、フォームに入力されたデータを SharePoint リストに自動で追加し、ステータスを「申請中」に設定する、といった自動化が可能です。
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OneDrive / Excel Online へのデータ保存: フォームの回答は自動的に Excel ファイルとして OneDrive に保存され、いつでも集計・分析が可能です。
3. 利用者の利便性
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マルチデバイス対応: PC、タブレット、スマートフォンなど、あらゆるデバイスからアクセスしてフォームに入力できるため、場所を選ばずに案件を申請できます。
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シンプルなインターフェース: フォームはシンプルで見やすいデザインが多いため、入力に迷うことなく、スムーズに利用できます。
Microsoft Forms を活用する際の考慮点（欠点）
一方で、Microsoft Forms にはいくつかの制限もあります。
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デザインの自由度の低さ: フォームのレイアウトやデザインのカスタマイズ性は、Power Apps などに比べると限定的です。ブランディングに厳密に従う必要がある場合や、非常に複雑なUIを必要とする場合には向かない場合があります。
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複雑な入力制御の限界: SharePoint の「ユーザーまたはグループ」列のような特定の複雑な列タイプに直接連携させるには、Power Automate で追加の変換処理が必要になる場合があります。また、入力値のリアルタイムな検証や、回答内容に応じた高度な分岐表示などは、Power Apps の方が得意です。
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大規模システムの申請フォームとしては限界: 非常に多くの入力項目や複雑な条件分岐、複数のデータソースとの連携が必要なエンタープライズレベルの申請フォームとしては、Power Apps やカスタム開発の方が適している場合があります。
まとめ
Microsoft Forms は、その簡単さとMicrosoft 365 エコシステムとのシームレスな連携により、社内ワークフローシステムの「申請」フェーズを非常に効率的に立ち上げることができるツールです。特に、以下のような場合に最適です。
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迅速にワークフローを導入したい
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複雑なプログラミング知識なしでフォームを作成したい
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初期情報の収集を簡素化したい
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Power Automate と連携して自動化を進めたい
まずは Microsoft Forms と Power Automate を組み合わせて、簡単なワークフローを試してみてはいかがでしょうか。その手軽さに驚くことでしょう。より高度な要件が出てきた際には、Power Apps への移行もスムーズに検討できます。
