SharePoint Onlineは、Microsoft 365の一部として提供されるクラウド型の情報共有・コラボレーションツールです。企業の文書管理、チームワークの促進、ワークフローの自動化など、多岐にわたる用途で活用されています。
本記事では、SharePoint Onlineの基本機能や活用方法について詳しく解説します。
1. SharePoint Onlineの概要
SharePoint Onlineは、Microsoftが提供するクラウドベースのプラットフォームで、企業や組織の情報共有・管理を効率化するために設計されています。
特徴
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クラウド環境で動作 → サーバーの管理不要
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Microsoft 365との統合 → TeamsやOneDriveと連携
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柔軟な権限管理 → ユーザーごとに閲覧・編集権限を設定可能
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ワークフローの自動化 → Power Automateを活用
オンプレミス版のSharePoint Serverと異なり、クラウド上で動作するため、インストールやアップデートの手間がなく、最新の機能を常に利用できるというメリットがあります。
2. SharePoint Onlineの主な機能
① ドキュメント管理
SharePoint Onlineでは、組織内の文書をクラウド上に一元管理できます。
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バージョン管理 → 変更履歴を自動保存し、過去のバージョンに戻せる
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アクセス権の設定 → 特定のチームメンバーだけが編集可能にするなど柔軟に設定可能
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ファイル検索 → 強力な検索機能で必要なファイルを素早く見つけられる
② チームコラボレーション
SharePoint Onlineは、チームが効率的に共同作業を行うための機能を備えています。
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チームサイトの作成 → プロジェクトごとに専用のページを作成し、情報を整理
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リアルタイム共同編集 → WordやExcelのファイルを複数人で同時編集可能
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Microsoft Teamsとの連携 → Teams内でSharePointのドキュメントを直接操作
③ ワークフローの自動化
MicrosoftのPower Automateと連携することで、業務フローの自動化が可能です。
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例1：申請書を提出すると、上司に自動で通知が送信される
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例2：ドキュメントの更新があった際に、関係者にアラートを送る
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例3：フォーム入力データをリスト化し、自動集計
④ イントラネットポータルとしての活用
SharePoint Onlineは、社内ポータルサイトとしても利用できます。
3. SharePoint Onlineのメリット
| メリット | 説明 |
|---|---|
| クラウドベース | どこからでもアクセス可能、リモートワークにも対応 |
| サーバー管理不要 | Microsoftが運用するため、管理負担が軽減 |
| 自動アップデート | 最新機能が随時追加される |
| Microsoft 365との統合 | Teams、OneDrive、Outlookと連携しやすい |
| セキュリティ対策が充実 | データ暗号化、アクセス制限、監査ログの提供 |
4. SharePoint Onlineの活用事例
✅ 企業のドキュメント管理を一元化
→ 各部署ごとに管理していた文書をSharePoint Onlineに統合し、検索性の向上と管理工数の削減を実現。
✅ 社内ポータルサイトの構築
→ 従業員が最新情報や業務マニュアルをすぐに確認できる社内専用サイトを作成。
✅ ワークフローを自動化し、業務効率アップ
→ 紙ベースの申請業務をデジタル化し、承認フローを自動化。業務スピードが向上。
5. SharePoint Onlineの導入時の注意点
導入を検討する際には、以下の点に注意が必要です。
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権限管理の設定を適切に行う
→ 閲覧・編集権限を細かく設定し、不要な情報漏えいを防ぐ。 -
フォルダ構成を整理する
→ ファイルが乱雑になるのを防ぐため、事前に分類ルールを決める。 -
従業員への教育を実施
→ SharePointの使い方を知らないと活用できないため、操作マニュアルや研修を用意する。
6. まとめ
SharePoint Onlineは、企業の情報共有や業務効率化を実現する強力なツールです。特に、ドキュメント管理、チームコラボレーション、ワークフローの自動化に優れており、Microsoft 365との連携によってさらに便利に活用できます。
「リモートワークを強化したい」「社内の情報共有をスムーズにしたい」と考えている企業にとって、SharePoint Onlineは非常に有効な選択肢と言えるでしょう。
もし導入を検討している場合は、まずは小規模なプロジェクトから試してみるのもおすすめです。
