Microsoftが提供するSharePointは、企業や組織の情報共有・管理を効率化するためのプラットフォームです。主にドキュメント管理、チームコラボレーション、ワークフロー自動化などを目的として利用されます。
SharePointの主な特徴と機能
1. ドキュメント管理
SharePointは、企業内のドキュメントを一元管理できるシステムとして優れています。主な機能には以下のようなものがあります。
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バージョン管理: 変更履歴を自動で記録し、過去のバージョンに戻せる
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アクセス権の管理: 特定のユーザーやグループに対し、閲覧・編集権限を設定できる
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検索機能: キーワードやタグで文書を簡単に検索可能
2. チームコラボレーション
SharePointは、チームの共同作業を支援する機能が充実しています。
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SharePointサイト: プロジェクトごとに専用のサイトを作成し、情報を整理
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Microsoft 365との統合: Teams、OneDrive、Outlookなどと連携し、スムーズなコミュニケーションが可能
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リアルタイム編集: WordやExcelのファイルを複数人で同時編集できる
3. ワークフローの自動化
企業の業務フローを効率化するために、SharePointはPower Automateと連携し、自動化をサポートします。
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申請・承認フローの自動化: 例えば、経費申請が承認者に自動で送られるよう設定可能
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通知機能: 特定のイベントが発生した際に、関係者に自動通知
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データの整理・管理: フォーム入力データを自動的にリスト化し、管理を簡素化
4. インターネットポータルとしての利用
社内向けのポータルサイトとしても活用できます。例えば、
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社内ニュースの配信
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ナレッジベース（FAQ）の構築
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従業員向けのリソース管理
SharePointの種類
SharePointにはクラウド版とオンプレミス版があり、用途に応じて選べます。
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SharePoint Online（クラウド版）
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Microsoft 365に含まれるサービス
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メンテナンス不要で常に最新バージョンを利用可能
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どこからでもアクセス可能
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SharePoint Server（オンプレミス版）
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自社サーバーにインストールして利用
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自由なカスタマイズが可能
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セキュリティや規制要件に応じた運用ができる
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まとめ
SharePointは、企業の情報共有や業務効率化を支援するプラットフォームです。特に、ドキュメント管理、チームコラボレーション、ワークフロー自動化に強みがあります。Microsoft 365との連携も強力で、企業のデジタル業務を加速させる重要なツールと言えるでしょう。
もし「社内の情報共有を効率化したい」「ファイル管理が煩雑になっている」といった課題があるなら、SharePointの導入を検討してみるのも良いかもしれません。
